REGOLAMENTO ATTUATIVO, ETICO, COMPORTAMENTALE
DEL CONSIGLIO DIRETTIVO E DELLE ATTIVITA’
DEL CIRCOLO RICREATIVO DIPENDENTI PROVINCIALI
- PARTE I – INTRODUZIONE
Art. 1 Obiettivi
Il presente testo regolamenta, in funzione di codice etico e comportamentale, gli impegni e le responsabilità nella conduzione delle attività assunti dai Consiglieri del Circolo Ricreativo Dipendenti Provinciali (C.R.D.P.). Sottolinea i principi ispiratori e sancisce il rispetto dello Statuto, delle decisioni del Consiglio Direttivo, in un quadro di integrità, correttezza e riservatezza. Inoltre, regolamenta la gestione delle attività del CRDP nelle parti non previste dallo Statuto, con l'obiettivo di semplificare la gestione, uniformare le possibilità di partecipazione dei Soci e altre partecipazioni riferite ai Familiari del socio.
Art. 2 Approvazione e modifiche
Il presente Regolamento viene deliberato ed approvato dal Consiglio Direttivo. Il presente Regolamento può essere successivamente modificato. Deve essere presentato come comunicazione in Assemblea generale dei Soci.
- PARTE II - ETICO, COMPORTAMENTALE
Art. 3 Presidente effettivo, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere
Il Presidente effettivo (Presidente), il Vicepresidente, il Segretario, il Tesoriere adempiono nella stessa qualifica del Consigliere al presente Regolamento.
Art. 4 Comportamenti del Consigliere
Il Consigliere compie i suoi atti con diligenza, lealtà, imparzialità e buona condotta. Rispetta altresì i principi di integrità, correttezza, buona fede, proporzionalità, obiettività, trasparenza e ragionevolezza. Non svolge alcuna attività che contrasti con il corretto adempimento dei compiti affidatigli ed evita situazioni e comportamenti che possano nuocere agli interessi o all'immagine del C.R.D.P., degli organi sociali e del Socio. Il Consigliere usa e custodisce con cura i beni di cui dispone per qualsiasi ragione e non utilizza a fini privati le informazioni di cui dispone. Il Consigliere assicura ai Soci la piena parità di trattamento a parità di condizioni e si astiene altresì da azioni arbitrarie che abbiano effetti negativi o discriminatori. Dimostra la massima disponibilità e non ostacola l'esercizio dei diritti del Socio. Agevola lo svolgimento, da parte dei Soci, delle attività loro consentite o comunque non contrarie alle norme giuridiche in vigore o del presente Regolamento. Il Consigliere si astiene dal prendere decisioni o svolgere attività in situazioni di conflitto di interessi, anche potenziale, con interessi personali, del coniuge, di conviventi, di parenti e di affini entro il secondo grado. Il Consigliere non accetta, per sé o per altri, regali o altre utilità, salvo quelli d'uso di modico valore. Il Consigliere non chiede per sé o per altri, regali o altre utilità, neanche di modico valore, a titolo di corrispettivo o riconoscimento per compiere o avere compiuto un atto. Il Consigliere non può diffondere notizie riservate o decisioni consiliari se non espressamente autorizzato dal Consiglio. Il Consigliere non può utilizzare il registratore, il telefonino per registrare od altra attrezzatura analoga nelle riunioni consiliari se non espressamente autorizzato dal Consiglio. Il Consigliere rinuncia ad adire la giustizia ordinaria per tutte le controversie inerenti all'attività del Circolo, rimettendosi al giudizio degli organi statutari competenti cioè del solo Collegio dei Probiviri. Il Consigliere nello svolgimento delle sue funzioni dimostra la massima disponibilità e collaborazione verso i Soci, Probiviri, Revisori e Consiglio Direttivo.
Art. 5 Dati personali e Atti
Ogni persona che ricopre qualsiasi carica nel C.R.D.P. osserva il divieto di fornire nemmeno oralmente, informazioni, atti, documenti non accessibili o la diffusione di qualsiasi altro documento o atto consigliare se non autorizzato dal Consiglio Direttivo.
- PARTE III – DELLE ATTIVITA’, PREVENTIVI, CONSUNTIVI
Art. 6 Attività e ore/minuti permessi retribuiti
Le attività del C.R.D.P. sono stabilite dall'Art. 7 dello Statuto, e sono di carattere culturale, artistico, ricreativo, sportivo, turistico e assistenziale.
I componenti degli Organi sociali possono richiedere autorizzazione al Presidente per usufruire degli specifici permessi previsti per le attività di organizzazione del CRDP. L'utilizzo di tale permesso ad ore e minuti deve essere preventivamente richiesto ed autorizzato dal Presidente del C.R.D.P.
Art. 7 Preventivi
I Consiglieri propongono annualmente le attività da inserire in Bilancio di Previsione, predisponendo un Preventivo di massima per ogni singola attività che definisce il numero previsto di partecipanti, i costi totali, le entrate totali, gli importi come quote di partecipazione dei Soci, gli importi previsti per eventuali familiari, l'importo a carico del C.R.D.P. e la data indicativa o ipotetica di svolgimento. Indica inoltre qualsiasi altra specificazione nel Preventivo ritenuta opportuna dal Consigliere proponente.
Il Consiglio Direttivo verifica ed approva le attività proposte nelle spese e nei numeri di partecipazione, discute e cadenza le date di svolgimento delle attività. Le attività proposte dai Consiglieri ed approvate dal Consiglio Direttivo annualmente sono inserite nel Bilancio di Previsione, che verrà approvato dall'Assemblea generale dei Soci nelle sue macroaree. Il Preventivo di massima così previsto ed approvato sarà considerato come indicazione del limite massimo di spesa dell'attività per il Consigliere che organizzerà l'attività prevista, previo ultimo assenso del Consiglio Direttivo sui contenuti della circolare proposta ai Soci.
Nel corso dell'anno qualora si definisca meglio il Preventivo, avendo ricevuto ulteriori risorse o per attività programmate e non svolte, verrà presentato un aggiornamento dello stesso con approvazione del Consiglio Direttivo. Anche eventuali superi di spesa per attività programmate derivanti da imprevisti dovranno essere approvati preventivamente dal Consiglio Direttivo.
In corso d'anno, verificate le disponibilità di bilancio, verificate eventuali economie gestionali e le possibilità e disponibilità organizzative, il Consiglio Direttivo potrà valutare, approvare e proporre ulteriori nuove attività.
Art. 8 Comunicazioni ai Soci e circolari
Il C.R.D.P. effettua periodicamente comunicazioni ai Soci con vari mezzi. I mezzi con i quali si notiziano i soci sono l'invio tramite mail e l'inserimento delle attività e notizie sulla bacheca del sito istituzionale del C.R.D.P.
Fonte completa ed ufficiale è il sito istituzionale a cui il Socio deve sempre fare riferimento. Periodicamente il C.R.D.P. invia tramite e-mail ai soci comunicazioni riassuntive delle attività in corso, le nuove proposte, le attività ancora aperte ed usufruibili, comunica la chiusura di eventuali attività per raggiunti limiti stabiliti, o di qualsiasi altra comunicazione il Consiglio Direttivo o il Presidente ritenga necessario ed eventuali altre informazioni già pubblicate sulla bacheca istituzionale.
L'apertura e gestione di qualsiasi forma comunicativa del C.R.D.P. necessita di approvazione ed autorizzazione del Consiglio Direttivo.
Esclusivamente per la convocazione delle Assemblee dei Soci, le modalità sono specificate dall'Art. 10 dello Statuto.
Esclusivamente per particolari comunicazioni o invio documenti, il Consiglio Direttivo può inviare comunicazione scritta all'indirizzo di posta ordinaria del Socio. Il bollino annuale associativo, in via di massima, potrà essere ritirato negli orari di segreteria, e qualora il Socio sia impossibilitato al ritiro, per sede di lavoro nelle valli, potrà richiederlo con invio per posta.
Art. 9 Rendiconti consuntivi
Il Consigliere organizzatore a fine attività, con sollecitudine e precisione, indicativamente entro 2 mesi dalla conclusione dell'attività, chiude le rendicontazioni relative all'attività svolta.
Il Consigliere predispone e consegna appena possibile al Tesoriere un fascicolo conclusivo contenete i rendiconti consuntivi, contenente la lista dei Soci iscritti e partecipanti, la lista dei familiari, le ricevute o fatture di spesa intestate al Circolo e tutte le documentazioni giustificative dell'attività svolta, le richieste di rimborso con relative documentazioni giustificative. Collabora con il Tesoriere per gli espletamenti e i pagamenti necessari.
Il Consigliere può predisporre ed allegare una relazione o altre note sull'attività svolta o richiedere questionari ai Soci partecipanti. Il Consiglio Direttivo o il Presidente ha facoltà di richiedere queste ulteriori documentazioni al Consigliere proponente. Il Consiglio Direttivo approva il rendiconto consuntivo definitivo per ogni singola attività.
Art. 10 Contribuzioni del CRDP ai Soci
Per le attività rientranti nelle categorie culturale, artistico, sportive, ricreative, e per quelle turistiche esclusivamente per i viaggi di un solo giorno, viene prevista una contribuzione del CRDP nella quota massima a Socio di euro 35,00.
Per le attività turistiche in riferimento ai viaggi di due o più giorni viene prevista una contribuzione del CRDP suddivisa in tre fasce, a seconda dell’importo dell’attività. La prima fascia riguarda gli importi fino a 300 euro. In questi casi la contribuzione potrà arrivare fino al 20% dell’importo. La seconda fascia riguarda gli importi che vanno da 301 euro e fino a 1.000,00 euro. A tali importi si applicherà la seguente formula per il calcolo della contribuzione: “(importo - 300) x 0,0571 + 60”.
La terza fascia va da 1.001,00 euro fino a 1.500,00, in questi casi si applica la percentuale di contribuzione pari al 10%. Per importi superiori a 1.500 euro rimane il limite massimo di 150,00 euro. Si precisa che le sopracitate contribuzioni sono da ritenersi come limiti massimi.
Il Consiglio Direttivo può autorizzare particolari spese di natura straordinaria e imprevista, in deroga alle contribuzioni previste dal presente articolo, sorte in fase di organizzazione dell'iniziativa e solamente per particolari esigenze debitamente motivate e giustificate.
Per le categorie assistenziali e/o particolari attività come per feste, spettacoli, conferenze, rinfreschi, attività o occasioni particolari e specifiche può essere prevista una quota massima di contribuzione diversa dalle precedenti e che sarà stabilita ed approvata di volta in volta dal Consiglio Direttivo. La quota di contribuzione prevista per queste particolari categorie può arrivare al 100%.
Può essere prevista anche un'attività a contribuzione del C.R.D.P. pari a zero.
Art. 11 Quote di contribuzioni del Socio
Per tutte le attività è prevista la quota minima di partecipazione di euro 10,00 a Socio. Verrà comunque valutato il rapporto costi e benefici intesi come partecipazione dei soci all'attività.
Esclusivamente per le attività di categorie assistenziali e/o particolari attività, come stabilito dal precedente articolo, la quota di partecipazione può essere derogata, e deve essere stabilita ed approvata di volta in volta solo dal Consiglio Direttivo.
Art. 12 Iscrizioni alle attività, pagamenti e partecipazione
Alle attività del circolo partecipano i soci in regola con il pagamento della quota annuale al C.R.D.P.
Per le attività che riguardano viaggi di più giorni, gite, spettacoli, feste sociali, incontri formativi e per esigenze organizzative, è possibile prevedere la partecipazione di uno o più familiari anche in deroga a quanto previsto sulla circolare approvata dal Consiglio Direttivo.
L’iscrizione del familiare potrà avvenire contestualmente all’iscrizione del socio o in un successivo momento. In questo secondo caso il socio potrà lasciare il nominativo del familiare all’atto dell’iscrizione.
In caso di disponibilità di posti a ridosso del termine dell’iscrizione sarà cura del consigliere proponente dell’attività/viaggio informare il Consiglio Direttivo per il rilascio dell’autorizzazione all’iscrizione di uno o più familiari.
É facoltà del Consigliere proponente, in accordo con il Consiglio Direttivo, aprire la possibilità di preiscrizione di attività riservate ai soci via e-mail (il socio più un ulteriore nominativo).
Per i viaggi di più giorni, al fine di snellire le procedure di iscrizione, si consiglia di presentarsi alla sede del circolo muniti di apposita documentazione riportante i dati necessari. La relativa modulistica viene allegata alla circolare inerente l’attività.
In caso di impossibilità del socio a recarsi presso la sede del circolo lo stesso può delegare un familiare attraverso apposita delega riportata sulla modulistica dell’iscrizione.
Il pagamento dell’attività, se indicato in circolare, va effettuato contestualmente all’atto di iscrizione da parte del delegato.
E’ facoltà della segreteria chiedere l’esibizione della tessera del circolo in fase di iscrizione.
Il Consiglio Direttivo per ragioni organizzative può decidere di anticipare o posticipare la chiusura dei termini delle iscrizioni.
Per attività che prevedono l’utilizzo del pullman è possibile attivare una fermata intermedia lungo il tragitto secondo le indicazioni specificate nella circolare.
I pagamenti delle quote previste per le attività possono essere versati in contanti, tramite POS, o con bonifico bancario. Sarà possibile prevedere pagamenti da effettuarsi direttamente all’Agenzia viaggi, Ente o Azienda che collabora con l’organizzazione dell’attività.
L’iscrizione delle attività viene tenuta in ordine cronologico.
Solamente per specifiche attività, dandone comunicazione preventiva sulla circolare, qualora le richieste di partecipazione siano superiori alle disponibilità massime previste e solamente dopo aver verificato l’impossibilità o l’inopportunità di essere ampliate oltre il limite concordato, quando non sia possibile far partecipare all’attività tutti i Soci iscritti, può essere effettuata estrazione casuale per sorteggiare la lista di partecipazione.
Qualora venga effettuato un sorteggio per definire la lista di partecipazione, il Socio ha sempre la precedenza sui familiari. Verrà data precedenza ai Soci in ordine di estrazione fino alla concorrenza dei posti disponibili e solamente in seconda istanza saranno accettati i familiari in ordine di estrazione del Socio in base ai posti rimasti liberi. Il/I Consigliere/i proponenti l’attività hanno diritto alla riserva di un posto per il familiare qualora previsto.
Art. 13 Limiti di partecipazione
Per tutte le attività è stabilita una partecipazione minima di almeno 10 Soci.
Il Consigliere può prevedere quote minime e massime di partecipazione.
Il Consigliere per garantire pari dignità di partecipazione può prevedere, con giustificato motivo ed in accordo con il Consiglio Direttivo, posti riservati a categorie specifiche di Soci.
Di norma è prevista la chiusura delle iscrizioni al raggiungimento della quota massima di partecipazione.
In fase organizzativa, in accordo con il Presidente che sentirà per via informale il parere dei Consiglieri, per particolari richieste di partecipazione numerose o eccezionali, una attività prevista con limite massimo di partecipazione può essere ampliata ed effettuata in più edizioni in deroga all'importo totale previsto con il Preventivo, solamente dopo aver verificato e rispettato la fattibilità e disponibilità di bilancio e comunque rispettando le contribuzioni massime previste a singolo Socio che erano state approvate in fase di Preventivo.
Art. 14 Gratuità organizzatori
Per le attività rientranti nelle categorie culturale, artistico, sportive, ricreative, e per quelle turistiche esclusivamente per i viaggi di un solo giorno, i responsabili dell’attività avranno diritto al pagamento del 50% della quota di iscrizione del socio (arrotondata all’euro superiore), con un minimo di 10,00 euro come previsto dall’art. 11 del presente regolamento.
Per le categorie assistenziali e/o particolari attività come per feste, spettacoli e conferenze, non è prevista alcuna gratuità al consigliere organizzatore, come per tutte le altre attività organizzate da altre società o altri circoli.
Per le attività turistiche in riferimento ai viaggi di due o più giorni, qualora non sia previsto uno specifico accompagnatore messo a disposizione dall'agenzia organizzatrice che segue il viaggio, ove l’agenzia prevedesse delle gratuità, il 50% (di una sola gratuità) va assegnata per ogni Consigliere accompagnatore (massimo 2) che organizzano e gestiscono il viaggio. La quota del 50% è calcolata sul costo intero previsto dall’agenzia, in questi casi agli accompagnatori non spetterà anche la contribuzione del CRDP. In questo caso il/gli accompagnatori non rientreranno nel calcolo consuntivo delle quote a carico del C.R.D.P. Ogni altra gratuità non utilizzata dai consiglieri accompagnatori contribuirà alla riduzione della quota di partecipazione. In tutti gli altri casi in cui non ci sia a disposizione la gratuità da dividere tra gli organizzatori verrà applicata una riduzione forfettaria, sulla quota socio, di euro 50,00 (massima).
Art. 15 Rimborsi spesa
Non sono previsti compensi per nessuna tipologia di organizzazione delle attività.
Qualora per particolari esigenze si presentino particolari spese o esigenze che si rendessero necessarie ed indispensabili riferite alla migliore organizzazione dell'attività, il Consigliere organizzatore può chiedere autorizzazione al Consiglio Direttivo di inserire la spesa nel preventivo definitivo della singola attività.
Per le spese che il Consigliere abbia inserito nel preventivo e che si fosse reso necessario nello svolgimento dell'attività un suo personale pagamento, il Consigliere può chiedere il rimborso della spesa sostenuta tramite specifica richiesta formulata su apposito modulo e allegando fatture o ricevute giustificative della spesa sostenuta.
Art. 16 Collaborazioni con altri Enti e Associazioni
Qualora siano previste attività organizzate con o tramite altri Enti ed Associazioni il Consiglio Direttivo deciderà se la partecipazione del Socio sia gratuita o a pagamento di una quota stabilita di volta in volta dal Consiglio Direttivo.
Possono essere valutate e previste collaborazioni con altri Circoli Ricreativi, Enti o Associazioni che perseguano i medesimi fini del C.R.D.P., che dovranno essere motivate ed approvate dal Consiglio Direttivo.
Art. 17 Partecipazione Familiari
Previo parere e autorizzazione preventiva del Consiglio Direttivo è possibile la partecipazione alle attività da parte dei Familiari dei Soci, ad esclusione delle attività sportive che prevedono una classifica.
I Familiari non possono avere contribuzioni a carico del C.R.D.P. per le attività cui partecipano e dovranno pagare la singola quota intera prevista in fase di preventivo.
Il C.R.D.P. gestisce, ove possibile, esclusivamente le quote dei Soci. Per le attività in cui è prevista la partecipazione di Familiari, in presenza di attività svolte con Agenzia, gli stessi Familiari, come i soci, dovranno versare le quote di partecipazione direttamente all'Agenzia viaggi, Ente o Azienda che organizza l'attività.
Art. 18 Altre spese
È facoltà del Consiglio Direttivo istituire ed approvare importi per offerte benefiche o di solidarietà.
Art. 19 Sanzioni e controversie
Le sanzioni al Consigliere riguardo al non corretto o mancato adempimento e rispetto delle norme previste dal presente Regolamento e alla non osservanza dello Statuto sono stabilite dal Consiglio Direttivo e di conseguenza anche quelle relative all'appartenenza al CRDP regolata dall'Art. 5 e Art. 17 dello Statuto.
La gestione delle controversie e interpretazione del presente Regolamento è demandata esclusivamente alle decisioni definitive del Collegio dei Probiviri come previsto dall' Art. 17 dello Statuto e dall'art. 4 del presente regolamento.
L'inosservanza dell'art. 4 del presente Regolamento comporterà la sospensione del Consigliere da qualsiasi attività organizzativa per un periodo minimo di mesi 2 (due) e fino ad un massimo di mesi 6 (sei).
approvato nella seduta consigliare del 10 gennaio e del 6 marzo 2024.